Een tool werkt pas als die past bij wat je team al doet

Een nieuwe tool moet het werk makkelijker maken. Toch merk je vaak het omgekeerde. Je team krijgt er een portaal bij, met een eigen login en een eigen manier van werken. Na een paar weken gaat iedereen terug naar wat ze gewend waren.

Ondertussen staat de informatie nog steeds verspreid. Een collega opent eerst de planning, dan het klantsysteem en dan het portaal van een leverancier. Dat gebeurt elke dag opnieuw, met de hand.

Deze maand gebeurt er iets opvallends met smart-tv's. Veel eigenaren vinden het beginscherm te vol, met reclame, gesponsorde rijen en apps die ze nooit openen. Ze kopen geen nieuwe tv. Ze vragen een AI-assistent om hun eigen tv op te schonen.

Op 17 oktober liet een ontwikkelaar een tv zien die Claude Code via wifi had opgeschoond. Volgens de projectpagina van CleanYourTV werd dat bericht 7,4 miljoen keer bekeken. Binnen vier dagen stuurden meer dan 200 mensen gegevens in over meer dan 170 tv-modellen.

De AI-assistent zet de reclame, het doorsturen van gebruiksgegevens en de vooraf geïnstalleerde apps uit. Er wordt niets verwijderd, dus alles kan worden teruggezet. Daarna komt er een rustig beginscherm met alleen de eigen apps. Voordat de assistent iets uitzet, vraagt die welke apps de eigenaar gebruikt.

Een vergelijkbaar project voor Fire TV, dumbtv, zet het bovenaan de pagina: je tv hoort te doen waarvoor je hebt betaald. De apps en de HDMI-ingangen blijven staan. Alleen wat daartussen zat, verdwijnt.

Dit is geen onderzoek. Het zijn pagina's van de makers zelf, met meldingen van gebruikers. De makers noemen ook de grenzen. Op een Fire TV worden updates geblokkeerd zolang het filter draait. Wie het verkeerde deel van een tv aanpast, kan die onbruikbaar maken. En volgens dumbtv geven Samsung en LG eigenaren deze toegang niet.

Op het werk beweegt AI dezelfde kant op: naar de plek waar mensen al zijn. In november 2024 introduceerde Anthropic MCP. Dat is een open standaard waarmee een AI-assistent verbinding maakt met de systemen waar de informatie staat. Het doel volgens Anthropic: één manier van koppelen, in plaats van een aparte koppeling voor elke bron.

In juli 2025 volgde een overzicht van koppelingen voor Claude, met tools als Notion, Canva en Stripe. Anthropic beschrijft het verschil zo: zonder koppeling leg je AI elke keer alles opnieuw uit, met koppeling haalt de AI het zelf op. Koppelingen met online diensten zijn daar alleen beschikbaar in de betaalde abonnementen.

De tv-eigenaren laten zien wat ook op het werk geldt. Niemand vroeg om een nieuwe tv of een nieuw scherm om te leren. Ze hielden hun eigen apps en haalden weg wat tussen hen en hun doel in zat. En dat doel was gewoon tv kijken.

Met tools en automatisering in een onderneming werkt het net zo. Een nieuw portaal vraagt van je team dat ze anders gaan werken. Past dat niet bij hoe ze werken, dan wordt het in de praktijk niet gebruikt. Een verbetering die aansluit op wat je team al gebruikt, hoeft niemand te leren. Daarom wordt die ook gebruikt.

Veel collega's hebben al de hele dag een AI-assistent open, zoals ChatGPT, Claude of Copilot. Koppel je daar de portalen aan die nu met de hand worden gecheckt, dan stelt een collega de vraag waar die toch al werkt. De portalen blijven bestaan. Alleen hoeft niemand er nog langs.

Hoe dat er in de praktijk uitziet, laten de AI WhatsApp-samenvattingen zien. Recruiters bij een uitzendbureau hebben via WhatsApp contact met kandidaten, op hun eigen telefoon. De gebruikelijke oplossing was een gedeelde inbox, maar dan moeten recruiters overstappen naar een ander programma. Daarom is het systeem gekoppeld aan het nummer dat ze al hadden. Recruiters houden dezelfde telefoon, dezelfde app en hetzelfde nummer. AI zet van elk gesprek een samenvatting in het dossier van de kandidaat.

De AI telefoonsamenvattingen werken op dezelfde manier. Na elk telefoongesprek komt de samenvatting in het dossier en per e-mail bij de collega die belde. Niemand hoeft daarvoor iets te doen.

Deze aanpak past niet altijd. Soms werkt wat je team gewend is gewoon niet meer. Bij het margedashboard stond de marge in een spreadsheet, en zag een collega de eigen cijfers pas als iemand die had uitgerekend. Daar was een apart dashboard de betere keuze. Ook dan begint het bij hoe het werk nu loopt.

En net als bij de tv vraagt een koppeling om onderhoud. Verandert een portaal, dan moet de koppeling mee. Daarnaast bepaal jij waar de AI wel en geen toegang toe heeft.