Software kopen of zelf bouwen? Zet beide naast elkaar

Stel, je hebt een webshop. Elke bestelling laat gegevens achter: een naam, een adres, een e-mailadres en wat iemand heeft gekocht. Die gegevens moeten ergens staan. Je team moet ze snel kunnen vinden en ze moeten veilig zijn.

Daarvoor kun je een systeem kopen, zoals een webshopplatform of een klantsysteem. Dat kost elke maand geld, en dat kan flink oplopen. Steeds vaker hoor je dat het ook anders kan. Met AI bouw je zo'n systeem toch zelf? Dan past het precies bij hoe jullie werken en betaal je geen abonnement.

Softwarebedrijf Retool vroeg eind 2025 aan 817 van zijn klanten en bouwers hoe hun bedrijf aan software komt. Volgens het rapport heeft 35 procent al minstens één gekochte tool vervangen door eigen software. 78 procent verwacht in 2026 meer eigen tools te bouwen. Het gaat vooral om automatiseringen en interne beheertools, maar ook klantsystemen worden genoemd.

Retool verkoopt zelf een platform om tools mee te bouwen en vroeg het de eigen klanten. Het rapport laat dus vooral zien dat bouwen makkelijker is geworden. Ook zegt 60 procent het afgelopen jaar iets te hebben gebouwd buiten de IT-afdeling om. Wie dat daarna onderhoudt, is dan niet altijd geregeld.

Voor klantgegevens geldt daarnaast de AVG. Die vraagt beveiliging die past bij het risico. Gegevens moeten vertrouwelijk blijven, het systeem moet blijven werken en na een storing snel terug zijn. De beveiliging moet ook regelmatig getest worden. Koop je een systeem, dan mag je alleen werken met een leverancier die daar voldoende garanties voor geeft. Een certificering kan helpen om dat aan te tonen.

Het rapport heeft gelijk dat bouwen makkelijker is geworden. Met AI staat er snel een eerste versie, en die kost weinig. Daarom lijkt een eigen systeem goedkoper dan een abonnement. Maar dat geldt alleen voor het begin. Daarna moet het systeem onderhouden worden, gaat er iets mis, moet er een update in en wil je team iets nieuws. Bij een gekocht systeem zit dat in de prijs. Bij een eigen systeem betaal je het later, in je eigen uren of in de rekening van wie het voor je bouwde.

Een abonnement is dus niet duurder omdat je het elke maand ziet. Het is ander geld: een vast bedrag dat je vooraf kent, tegenover kosten die pas later komen. Kijk daarom niet naar de eerste maand, maar naar een paar jaar.

Kijk ook naar wat het oplevert. Goede software neemt je team elke week handwerk uit handen. Dan levert die uiteindelijk meer op dan die kost, ook als die aan het begin meer geld of tijd vraagt. Een goedkope oplossing waarbij je team nog veel met de hand moet doen, is op den duur duurder.

Daarom is kopen niet altijd beter, en bouwen ook niet. Bestaat er al een goed systeem dat past bij hoe jullie werken, kies dan niet voor bouwen alleen omdat er dan geen abonnement is. Eén ding blijft in beide gevallen hetzelfde: jij blijft verantwoordelijk voor de gegevens van je klanten.

Ajeko werkt hierbij vanuit Op jouw manier, een van de vier uitgangspunten. Soms is een bestaande tool genoeg en moet die alleen goed worden ingesteld. Soms is iets nieuws nodig, omdat niets past bij hoe jullie werken. Je proces bepaalt welke weg het wordt, niet wat het leukst is om te bouwen.

Dat was ook zo bij het AI ondernemersprofiel voor Derec. Derec legt per zzp'er vast hoe die als ondernemer werkt. De gebruikelijke oplossing is een abonnement op een apart pakket, met een eigen inlog. Maar het dossier van een kandidaat staat al in het recruitmentsysteem. Daarom is een formulier gebouwd dat de recruiter vanuit dat systeem verstuurt. Het ondertekende profiel komt weer in hetzelfde dossier. Zo kwam er geen tweede plek met gegevens van kandidaten bij.